Ordnerstruktur

Für ein nachhaltiges, verbindliches und transparentes System, sollten Firmen Ihre Teams an der Entwicklung einer Ablagesystematik beteiligen. Dadurch werden Dokumente einheitlich abgelegt um personenunabhängig gefunden zu werden. Somit entstehen klare Vorgaben für gemeinsame Standards und bei Abwesenheit bleibt jeder voll arbeitsfähig.

Eine einheitliche Ordnerstruktur bietet Vorteile:

  • Auffinden von Unterlagen
  • Erzeugen eines Leitsystems
  • Verringerung von Suchzeiten
  • Steigerung der Produktivität
  • Optimierung der Arbeitsbereiche
  • Abbau von Doppel- und Dreifachdateien

Eine effektive Ordnerstruktur erfüllt drei Kriterien:

  1. Übersichtlichkeit: Auf einer Hierarchieebene sind nur so viele Ordner, wie man auf einen Blick erfassen kann.
  2. Nachvollziehbarkeit: Die Ordnerstruktur muss auch für fremde Nutzer intuitiv nachvollziehbar sein.
  3. Schnelligkeit: Ziel ist es, mit drei Klicks die gewünschte Datei zu finden.

Eine Dateiablage wo alle drei Kriterien erfüllt, ist das 7-Ordner-System. Jeder Hauptordner hat maximal sieben Unterverzeichnisse und jedes Unterverzeichnis hat maximal sieben Unterordner. Unser Arbeitsgedächtnis kann maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig aufnehmen, somit ist das System von 7 Ordnern auf jeder Ebene laut Studien gehirngerecht und erleichtert die Orientierung.

Eine sinnvolle Ordnerstruktur in einer Firma könnte so aussehen:

  1. UNTERNEHMEN
    • 1.1 Verträge
    • 1.2 Partner
    • 1.3 Kunden
    • 1.4 Lieferanten
    • 1.5 Projekte
    • 1.6 Produkte
    • 1.7 Finanzen
      • 1.7.1 Rechnungen
        • 1.7.1.1 Akten
        • 1.7.1.2 Einnahmen
        • 1.7.1.3 Ausgaben
        • 1.7.1.4 Steuern
        • 1.7.1.5 Personalwesen
    • 1.8 Vertrieb & Marketing
      • 1.8.1 Kunden
        • 1.8.1.1 Anfragen
        • 1.8.1.2 Angebote
        • 1.8.1.3 Aufträge
        • 1.8.1.4 Rechnungen
        • 1.8.1.5 Preislisten
      • 1.8.2 Lieferanten
        • 1.8.2.1 Anfragen
        • 1.8.2.2 Angebote
        • 1.8.2.3 Aufträge
        • 1.8.2.4 Rechnungen
        • 1.8.2.5 Preislisten
      • 1.8.3 Werbung & Veranstaltungen
        • 1.8.3.1 Presse
        • 1.8.3.2 Konzepte
        • 1.8.3.3 Präsentationen
        • 1.8.3.4 Verträge
        • 1.8.3.5 Medien
          • 1.8.3.3.1 Filme
          • 1.8.3.3.2 Fotos
          • 1.8.3.3.3 Musik

Eine sinnvolle Ordnerstruktur im privaten Bereich könnte so aussehen:

  1. AUDIO
    • 1.1 Alben
    • 1.2 DJ-Sets
    • 1.3 Hörbücher
    • 1.4 Mixed nach Genre
      • 1.4.1 Electronic
      • 1.4.2 Hip-Hop
      • 1.4.2 Pop
    • 1.5 Soundtracks
  2. BOOKS
  3. DOKUS
  4. FILME
  5. SERIEN
  6. SOFTWARE
  7. VIDEOS

Folgendes bei der Ordnerstruktur und Dateiablage vermeiden:

  • Ordner nicht Allgemeines, Diverses, Verschiedenes oder Sonstiges benennen
  • Ordner in Firmen über 30 Mitarbeiter nach Alphabet (ABC, DEF, GHI…) sortieren
  • Ordner oder Dokumente nicht auf auf dem Desktop ablegen, dies führt ansonsten zu Chaos
  • Ordner oder Dateien mit aussagekräftige Namen versehen, damit diese leichter gefunden werden kann

Quellen: business-wissen.de | sekretaria.de | impulse.de | Ergänzungen: MF (11.11/2020)